Kiểm toán đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tiết kiệm chi phí, giảm thiểu rủi ro và tuân thủ tổng thể cho tất cả các loại dự án quy mô lớn. Đặc biệt, kiểm toán xây dựng có chức năng phân tích chuyên sâu về một dự án xây dựng nhất định để xác định xem dự án có được hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và có lưu ý đến các hướng dẫn thiết yếu hay không.
Bởi vì hầu hết các dự án xây dựng liên quan đến một số bộ phận chuyển động — và thường có nhiều công nhân thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc — kiểm toán xây dựng cung cấp cho người quản lý dự án cái nhìn sâu sắc mà họ cần để giữ mọi thứ an toàn và đúng tiến độ mà không làm giảm chất lượng hoặc chi phí.
Một cuộc kiểm toán như thế này không chỉ là kiểm tra lại một lần đơn giản để tuân thủ thông số kỹ thuật; kiểm toán xây dựng kiểm tra chặt chẽ mọi giai đoạn của dự án, bao gồm cả giai đoạn tiền xây dựng và lập kế hoạch, để quản lý rủi ro và duy trì kiểm soát tài chính.
Kiểm toán xây dựng có thể cải thiện dự án của bạn như thế nào?
Phục hồi chi phí: Nếu không có kế hoạch phân chia và kiểm soát chi phí, dự án xây dựng của bạn có thể nhanh chóng khiến bạn chi tiêu vượt quá khả năng của mình. Kiểm toán xây dựng giúp phân loại đơn vị nào chịu trách nhiệm về chi phí nào, điều này có thể ngăn ngừa cả tranh chấp và chi tiêu quá mức.
An toàn công trường: Tuân thủ là một khía cạnh quan trọng khác của kiểm toán xây dựng. Là một phần của quy trình này, kiểm toán viên sẽ xem xét kỹ các quy trình được sử dụng để vận hành thiết bị, xử lý các vật liệu nguy hiểm và các khía cạnh khác của dự án để đảm bảo rằng địa điểm dự án cung cấp một môi trường an toàn cho người lao động.
Tiến độ và Kiểm soát: Kiểm toán xây dựng đảm bảo tiến độ của một dự án nhất định được đáp ứng bằng cách phân tích tiến độ đã được thực hiện và đánh giá liệu dự án có thể hoàn thành đúng tiến độ hay không. Các cuộc kiểm toán này cũng cho phép kiểm soát nội bộ tốt hơn đối với dự án để đảm bảo các quy trình được tuân thủ theo chỉ dẫn và các nhà quản lý đang tạo điều kiện thuận lợi cho quy trình.
Cải thiện kiểm soát nội bộ
Rất nhiều xung đột trên các công trường xây dựng bắt nguồn từ việc không thể ở trong phạm vi của dự án. Các nhà quản lý dự án được giao nhiệm vụ đảm bảo rằng tất cả các bên đang thực hiện các nhiệm vụ được yêu cầu của họ, rằng kế hoạch dự án đang được tuân thủ một cách chính xác và các biện pháp an toàn đang được áp dụng. Kiểm toán xây dựng đảm bảo rằng các nhà quản lý dự án đang thực hiện công việc của họ một cách chính xác.
Xác định tiến độ dự án
Kiểm toán xây dựng rất quan trọng vì chúng có thể giúp đảm bảo đáp ứng các mốc thời gian. Kiểm toán viên xây dựng sẽ đến địa điểm làm việc, xem xét tiến độ và nói chuyện với nhân sự để có cảm nhận chính xác về giai đoạn của dự án. Họ sẽ có thể đánh giá liệu dự án có đúng thời hạn, chậm tiến độ hay trước thời hạn hay không. Từ quan điểm tài chính, nhiều công ty xây dựng lập hóa đơn cho khách hàng dựa trên mức độ hoàn thành dự án. Kiểm toán xây dựng có thể thông báo cho tất cả các bên nếu dự án đang ở thời điểm mà hóa đơn là phù hợp.
Kiểm toán xây dựng có thể mang lại lợi ích như thế nào cho một tổ chức có dự án xây dựng quan trọng?
Kiểm toán xây dựng có thể giúp thiết lập các lộ trình của dự án bằng cách thiết lập giám sát. Việc thuê một kiểm toán viên xây dựng có kinh nghiệm trong giai đoạn hợp đồng thường dẫn đến tăng tiết kiệm thông qua việc tránh chi phí. Việc tham gia sớm mang lại nhiều khoản tiết kiệm hơn so với kiểm toán độc lập, kết thúc. Đưa kiểm toán viên vào trong giai đoạn hợp đồng cũng sẽ giúp bạn xác định rằng rủi ro và các quyền của bạn theo hợp đồng đang được bảo vệ. Nhiều tổ chức có thể không có các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong nội bộ, những người có chuyên môn về xây dựng để lãnh đạo một cuộc kiểm toán. Với kiểm toán xây dựng, bạn xem xét các điều khoản hợp đồng, xác định các khoản phí vượt mức, đề xuất cách quản lý rủi ro tốt hơn và kiểm tra các thủ tục kiểm soát của bạn để đảm bảo chúng hoạt động bình thường. Những cuộc kiểm toán này giữ cho tất cả các bên trung thực.
Quá trình này không chỉ mang lại lợi ích cho chủ doanh nghiệp. Công ty xây dựng cũng thường được hưởng lợi từ việc kiểm toán. Kiểm toán xây dựng đảm bảo với bạn rằng phần tài chính của dự án đang được quản lý và giám sát tốt, điều này củng cố mối quan hệ giữa chủ doanh nghiệp và công ty xây dựng. Khi bạn thực hiện kiểm toán, chi phí được xác minh và cấu trúc chi phí được xem xét. Điều này có thể rút ngắn đáng kể thời gian kết thúc, thời gian kể từ khi dự án được hoàn thành cơ bản cho đến khi nhà thầu nhận được khoản thanh toán cuối cùng. Khoảng thời gian đóng cửa ngắn hơn giúp bạn và nhà thầu tiết kiệm rất nhiều thời gian, tiền bạc và công sức. Một dự án được quản lý và kiểm soát tốt cũng dẫn đến ít xung đột hơn. Vì vậy, sẽ ít cần đàm phán hơn khi kết thúc dự án, giúp tránh các tranh chấp và kiện tụng tốn kém có thể xảy ra.
Quy trình kiểm toán xây dựng cơ bản
1. Lập kế hoạch đánh giá sơ bộ
Xác định phạm vi và mục tiêu kiểm toán: Xác định các lĩnh vực và khía cạnh của dự án xây dựng sẽ được kiểm toán.
Thành lập nhóm kiểm toán: Lựa chọn các kiểm toán viên có kinh nghiệm, chuyên môn về các dự án xây dựng.
Thu thập thông tin dự án: Thu thập hợp đồng dự án, kế hoạch, ngân sách, lịch trình và các tài liệu liên quan khác.
2. Đánh giá rủi ro
Xác định các rủi ro và lỗ hổng tiềm ẩn: Phân tích dự án để xác định các khu vực có thể phát sinh rủi ro và các vấn đề không tuân thủ.
Ưu tiên các khu vực cần kiểm toán: Tập trung vào các khu vực có rủi ro cao có ý nghĩa quan trọng đối với sự thành công của dự án.
3. Công việc hiện trường
Thăm công trường và quan sát: Thăm công trường xây dựng để quan sát tiến độ,các nguyên tắc và yêu cầu về an toàn xây dựng và tuân thủ các tiêu chuẩn xây dựng.
Phỏng vấn: Tiến hành phỏng vấn nhân viên dự án, nhà thầu và các bên liên quan để thu thập thông tin và cập nhật các vấn đề.
Xem xét tài liệu: Kiểm tra tài liệu dự án, hợp đồng, thay đổi đơn đặt hàng, hóa đơn và các hồ sơ khác để xác minh sự tuân thủ.
4. Kiểm toán tài chính
Phân tích chi phí: Xem xét chi phí và chi tiêu của dự án để đảm bảo chúng phù hợp với ngân sách đã được phê duyệt và được hạch toán hợp lý.
Xác minh hóa đơn: Xác minh rằng hóa đơn từ nhà thầu và nhà cung cấp là chính xác và được hỗ trợ bởi tài liệu phù hợp.
5. Đánh giá sự tuân thủ các quy tắc, nội quy trong cả hợp đồng và tại khu vực thi công
Tuân thủ quy định: Đánh giá việc tuân thủ các quy tắc xây dựng địa phương, quy định an toàn, luật môi trường và các quy định liên quan khác.
Tuân thủ hợp đồng: Đảm bảo rằng dự án đáp ứng các yêu cầu được nêu trong hợp đồng và thỏa thuận.
6. Kiểm soát chất lượng và tay nghề
Đánh giá chất lượng tay nghề: Xem xét chất lượng công việc đã thực hiện và so sánh nó với các tiêu chuẩn và thông số kỹ thuật đã thiết lập.
Kiểm tra vật liệu: Kiểm tra xem vật liệu được sử dụng có đáp ứng các tiêu chuẩn và thông số kỹ thuật được yêu cầu hay không.
7. Đánh giá kiểm soát nội bộ
Đánh giá kiểm soát dự án: Đánh giá hiệu quả của quản lý dự án, kiểm soát nội bộ và quy trình quản lý rủi ro.
Xác định các điểm yếu trong kiểm soát: Chỉ ra các lĩnh vực kiểm soát cần cải thiện để giảm thiểu rủi ro.
Kiểm toán trong một dự án xây dựng là một công cụ không thể thiếu để đảm bảo tuân thủ, chất lượng, quản lý rủi ro, kiểm soát chi phí và thành công chung của dự án. Nó thúc đẩy trách nhiệm giải trình, tính minh bạch và cải tiến liên tục, mang lại lợi ích cho tất cả các bên liên quan tham gia vào quá trình xây dựng.