• RSM Việt Nam

Ứng phó và quản lý rủi ro hiệu quả trong “thời Covid-19”

Khi tình hình diễn biến phức tạp hơn, các doanh nghiệp nên xem xét lại hệ thống vận hành cũng như quy trình làm việc nhằm kịp thời thích ứng, từ đó giảm thiểu rủi ro và hạn chế tối đa tác động tiêu cực của đại dịch. Dưới đây là một số bước mà doanh nghiệp có thể thực hiện nhằm ứng phó trước bối cảnh phức tạp của tình hình kinh tế, bao gồm các biện pháp giãn cách xã hội hay tự cách ly tại nhà. Doanh nghiệp cần cân nhắc và xây dựng các giải pháp ứng phó phù hợp trong mọi tình huống, kể cả tình huống khẩn cấp nhất.



Xây dựng kế hoạch truyền thông nhất quán trong giai đoạn khủng hoảng


Trước tình hình phức tạp của dịch bệnh, các doanh nghiệp cần thường xuyên đưa ra các thông điệp truyền thông nhất quán nhằm ổn định tinh thần nhân viên. Tùy thuộc quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp, việc truyền thông có thể diễn ra ở nhiều cấp độ, từ bản tin nội bộ đến những thông báo trong các nhóm nhỏ. Tuy nhiên, dù ở mức độ nào, thì các thông điệp cũng phải luôn nhất quán và phân bổ trong toàn bộ công ty. Đồng thời, chủ doanh nghiệp cần nhắc nhở nhân viên về các cơ chế truyền thông đã thiết lập cũng như cách gửi phản hồi cho ban quản lý và cấp giám sát.


Nội dung thông điệp nên đề cập ngắn gọn về cách doanh nghiệp sẽ tiếp tục đáp ứng kỳ vọng của các bên liên quan cũng như cách thức cung cấp các dịch vụ và những thay đổi cần thiết trong hệ thống vận hành nhằm duy trì khả năng hoạt động ổn định, đồng thời bảo vệ sức khỏe và sự an toàn của nhân viên trong bối cảnh đại dịch.


Những thông tin quan trọng cần có trong nội dung truyền thông của doanh nghiệp bao gồm:


  • Thứ nhất, cập nhật tình hình về cách kiểm soát các vấn đề có khả năng gây ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.

  • Thứ hai, thông tin về việc chủ động điều chỉnh các hoạt động nhằm ứng phó với đại dịch.

  • Thứ ba, thông tin về những vấn đề ảnh hưởng đến người lao động.

  • Thứ tư, tăng cường hỗ trợ cho quá trình làm việc từ xa.

  • Thứ năm, nhắc nhở người lao động tham khảo thông tin tình hình dịch bệnh từ các trang web chính thức của cơ quan y tế.


Bên cạnh đó, các thông điệp truyền thông bên ngoài doanh nghiệp nên được xem xét để phù hợp với tình hình hiện tại, đồng thời cân nhắc việc áp dụng cơ chế điều chỉnh thông tin dựa trên các phản hồi từ khách hàng, cổ đông và các bên liên quan.


Các doanh nghiệp cần đảm bảo môi trường làm việc an toàn và lành mạnh cho đội ngũ nhân viên trước diễn biến phức tạp của tình hình dịch bệnh.


Đánh giá rủi ro hiện tại và lập kế hoạch cho tương lai


Doanh nghiệp nên thường xuyên xem xét lại những điều chỉnh trong hệ thống vận hành dựa trên các chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động. Đồng thời, thường xuyên kiểm tra tính rủi ro cũng như nguy cơ gặp phải rủi ro khi thực hiện các quy trình quan trọng ở hiện tại. Sau cùng, doanh nghiệp nên xác định các chiến lược giảm thiểu rủi ro trong ngắn hạn phù hợp với khả năng, nguồn lực hiện tại của mình.


Cùng với đó, doanh nghiệp nên đánh giá lại những mục tiêu ban đầu đã đề ra và xác định có nên tạm dừng các hoạt động kinh doanh tiếp theo, hay mở rộng các dịch vụ thiết yếu để đáp ứng nhu cầu trong tương lai hay không. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần xem xét những thay đổi tiềm ẩn trong tình hình hiện nay (ví dụ: tỷ lệ lây nhiễm Covid-19…) và tác động của những thay đổi đó đối với khả năng cung cấp các dịch vụ thiết yếu của mình.


Theo đó, các chủ doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thiết yếu nên thường xuyên đưa ra các báo cáo về tình hình hiện tại bao gồm các thông tin như: các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc, mức thanh khoản, mức độ nguồn nhân lực hiện hữu, cập nhật tình hình về việc thực hiện các tiến độ của doanh nghiệp, cập nhật thông tin về công nghệ…


Sau khi tình hình dịch bệnh được kiểm soát, các dịch vụ và hoạt động kinh tế đang tạm ngừng sẽ được khôi phục lại, do đó, doanh nghiệp nên bắt đầu xây dựng và phát triển các chiến lược phục hồi phù hợp theo từng giai đoạn cho các hoạt động đang bị gián đoạn.


Chiến lược nhân sự: Tìm thêm các giải pháp thay thế


Sự kiểm soát liên tục nguồn lực nhân sự trong các doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ thiết yếu là điều vô cùng quan trọng. Đồng thời, nếu doanh nghiệp có sử dụng các dịch vụ thuê ngoài, thì hoạt động giữa các nhân viên chính và nhân viên hỗ trợ cũng cần được giám sát và xem xét nhằm xác định một số vấn đề sau:


Một là, những ảnh hưởng của việc cách ly tại nhà đến công việc và cuộc sống của các nhân viên.


Hai là, các biện pháp đào tạo bổ sung và trau dồi kiến thức, kỹ năng cần thiết để cải thiện nguồn nhân lực hiện có và nhằm đáp ứng nhu cầu hiện tại và tương lai.


Ba là, cơ hội và thách thức của phương thức làm việc từ xa.


Bốn là, khó khăn và thách thức của nhân viên trong tình hình hiện tại.


Năm là, các dịch vụ chăm sóc sức khỏe sẵn có.


Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể xem xét các giải pháp thay thế, như các dịch vụ thuê ngoài, nhằm đáp ứng sự thay đổi trong nhu cầu về dịch vụ hoặc sản phẩm của thị trường hiện nay. Ngoài ra, việc thuê ngoài ngắn hạn cho một số hoạt động đặc thù của doanh nghiệp có thể giúp bù đắp một số nhu cầu nhất định ở hiện tại, đồng thời cho phép nhân viên vẫn duy trì hoạt động ổn định.


Doanh nghiệp cũng nên xây dựng cơ chế hỗ trợ các nhân viên làm việc tại công ty so với các nhân viên làm việc tại nhà. Thông qua việc xem xét, đánh giá hệ thống vận hành, công ty cần cung cấp môi trường làm việc an toàn và lành mạnh cho các nhân viên trước những diễn biến phức tạp của tình hình dịch bệnh.


Đảm bảo sự kết nối và an toàn khi làm việc từ xa


Doanh nghiệp nên đánh giá lại các chính sách hỗ trợ cho phương thức làm việc từ xa và linh hoạt trong việc sửa đổi lịch làm việc nếu có thể nhằm đảm bảo an toàn cho đội ngũ nhân viên và duy trì hoạt động ổn định của doanh nghiệp.


Với các nhân viên, khi làm việc tại nhà cần phải đảm bảo sự kết nối liên tục với các đồng nghiệp và nhóm thông qua các thiết bị điện tử nhằm đảm bảo công việc tiến hành xuyên suốt và thuận lợi.


Các doanh nghiệp có thể cân nhắc việc chỉ định nhân viên thực hiện giám sát và theo dõi những khó khăn, thách thức mà các nhân viên khác đang gặp phải trong quá trình làm việc trực tuyến tại nhà nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng của hoạt động làm việc từ xa.


Ngoài ra, các công ty có thể xem xét và đưa ra các thông điệp truyền thông cụ thể về khủng hoảng gây ra bởi đại dịch nhằm giải quyết các thắc mắc từ phía nhân viên, điều này sẽ giúp thúc đẩy sự kết nối giữa nhân viên và công ty trong bối cảnh làm việc từ xa.


Tăng cường đa dạng hóa nhà cung cấp


Việc liên lạc và quản lý các nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng khi tình hình dịch bệnh tiếp tục diễn biến phức tạp. Doanh nghiệp có thể thực hiện một số phương pháp bao gồm:


- Thiết lập một hệ thống các chức năng và quy trình hoạt động của doanh nghiệp, cùng với các nguồn lực quan trọng và các nhà cung cấp phù hợp, để có thể điều chỉnh kế hoạch sản xuất và cung ứng hiệu quả hơn.


- Thực hiện thường xuyên các dự báo về nguồn cung ứng và nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp.


- Thông báo nhu cầu về nguồn cung ứng cần thiết cho các cấp lãnh đạo.


- Chủ động liên lạc thường xuyên với các nhà cung cấp quan trọng nhằm đáp ứng kịp thời những nhu cầu của doanh nghiệp.


Mặt khác, doanh nghiệp cũng nên xem xét những sản phẩm và dịch vụ mới mà họ có thể cần để đáp ứng cho việc phục hồi sau sự gián đoạn liên tục của nền kinh tế. Việc đánh giá đó phải dựa trên những thay đổi trong hành vi và sở thích của khách hàng sau đại dịch, cùng những thay đổi của thị trường có thể xảy ra trong tương lai.


Sau cùng, doanh nghiệp nên nỗ lực hơn trong việc đa dạng hóa nhà cung cấp cũng như nguồn cung ứng cho các sản phẩm, dịch vụ của mình. Điều đó có thể bao gồm việc đánh giá trước và kiểm tra chất lượng của các nhà cung cấp thay thế tiềm năng; đàm phán, thương thảo hợp đồng, phân bổ lượng đặt hàng cho nhiều nhà cung cấp hơn nhằm phân tán rủi ro và giảm thiểu tổn thất cho doanh nghiệp.


Tác giả: Ông Lê Khánh Lâm P. Tổng giám đốc RSM Việt Nam

Bài đăng liên quan

Xem tất cả

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN TỪ RSM VIỆT NAM

Bạn mong muốn nhận được tư vấn của đội ngũ chuyên gia RSM Việt Nam, vui lòng gửi câu hỏi tại đây

Gửi thông tin đăng ký thành công. RSM sẽ liên hệ tư vấn cho bạn!

THEO DỊCH VỤ

OUR SERVICE

Whether serving public sector organisations, owner managed businesses, private individuals or listed companies with overseas operations, our goal is to help our clients achieve their ambitions.