• RSM Việt Nam

Kiểm soát kế toán trong quản lý hàng tồn kho

Kế toán không phải là hoạt động ghi chép sổ sách đơn thuần, nó thực chất là hoạt động quản lý kinh tế. Mọi hoạt động quản lý đều đi liền với một từ khóa đó là “kiểm soát”. Như vậy kế toán là kiểm soát. Một mặt, để số liệu kế toán là chính xác, minh bạch, phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp thì trong quá trình một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, diễn ra và hoàn tất, các thông tin liên quan đến nó phải được tập hợp, ghi nhận bằng một hệ thống chứng từ (hoặc giấy hoặc tự động trên phần mềm máy tính) luân chuyển theo một logic mạch lạc.


dich-vu-ke-toan

Một hệ thống là gì nếu không phải là một loạt các biện pháp kiểm soát được sắp đặt hợp lý? Mặt khác để hệ thống kiểm soát này tồn tại và phát huy tác dụng, loại bỏ được các rủi ro nhầm lẫn, gian lận, biển thủ tài sản thì kế toán chính là thứ liên kết cả guồng máy này bằng việc tập hợp thông tin vụn vặt sinh ra ở từng khâu kiểm soát, diễn dịch và báo cáo nó dưới dạng thông tin tổng thể có ý nghĩa.


Như vậy việc tập hợp các biện pháp kiểm soát kế toán để cấu thành nên một hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh và hiệu quả là đặc biệt quan trọng trong quản lý kinh tế. Trong loạt bài viết này, với tư cách là một nhà tư vấn chuyên nghiệp về quản lý doanh nghiệp nói chung và nghiệp vụ kế toán nói riêng RSM Việt Nam đưa ra ý kiến thảo luận về hệ thống kiếm soát liên quan đến mua sắm, xử lý và vận chuyển hàng tồn kho với nhiều mức độ phức tạp khác nhau từ hệ thống mua hàng dựa trên chứng từ giấy, đến hệ thống theo dõi theo mã vạch, hệ thống cross docking, giải pháp pick-to-light,…


Bài viết này mô tả quy trình mua sắm cơ bản xoay quanh phê duyệt lệnh mua hàng bắt đầu như sau: Bộ phận kho xuất phiếu yêu cầu mua hàng khi lượng tồn kho còn lại ít, phiếu này cho phép bộ phận mua hàng khởi tạo một lệnh mua hàng có nhiều liên. Một liên của lệnh mua hàng được gửi về lại bộ phận kho, nơi mà nó sẽ được đối chiếu với yêu cầu mua hàng để đảm bảo lượng hàng yêu cầu được đặt hàng đủ; một liên được gửi đến nhà cung cấp, trong khi liên thứ ba được đưa đến bộ phận quản lý công nợ phải trả để sau này đối chiếu với hóa đơn của nhà cung cấp. Liên thứ tư được gửi đến bộ phận nhận hàng nơi nó được sử dụng để đối chiếu với lượng hàng thực nhận; trong khi liên thứ 5 được giữ ở bộ phận mua hàng. Nói ngắn gọn các liên của lệnh mua hàng đẩy lệnh đến nhà cung cấp, khởi động tiến trình giao nhận và thanh toán.


Các bước kiểm soát cho quy trình trên được mô tả dưới các đề mục sau:


- Nhà kho: Chuẩn bị phiếu yêu cầu mua hàng có đánh số sẵn. Trong trường hợp không có một hệ thống quản lý hàng tồn kho tiêu chuẩn, chỉ có nhân viên bộ phận kho mới biết được khi nào lượng dự trữ hàng tồn kho sắp hết. Họ phải báo cho bộ phận mua hàng đặt lệnh mua hàng để bổ sung dự trữ hàng tồn kho. Để đảm bảo yêu cầu mua hàng được thực hiện một cách quy củ, chỉ nên sử dụng mẫu phiếu yêu cầu đã được đánh số từ trước, và tốt nhất là chỉ nên có một số ít nhân viên bộ phận kho được quyền xuất phiếu yêu cầu này. Bằng việc giới hạn số người sử dụng phiếu, sẽ không có tình trạng nhiều người phát yêu cầu mua hàng cho cùng một mã hàng tồn kho.

- Mua sắm: Chuẩn bị lệnh mua hàng có đánh số sẵn. Kiểm soát chính về hàng tồn kho trong một hệ thống quản lý hàng tồn kho cơ bản là thông qua chức năng mua sắm, bằng việc kiểm soát dòng hàng hóa chảy vào nhà kho. Bước kiểm soát này có thể được bỏ đi đối với một số phụ kiện có giá trị rất nhỏ. Vì lệnh mua hàng là kiểm soát chính đối với mua sắm hàng tồn kho, có thể tránh được việc phát lệnh mua sắm giả bằng việc sử dụng phiếu mua hàng được đánh số sẵn và cất trữ trong tủ có khóa

- Kiểm tra lệnh mua hàng khớp với yêu cầu mua hàng: Một khi nhân viên kho nhận được một liên của lệnh mua hàng, họ cần phải đối chiếu lệnh mua hàng với phiếu yêu cầu mua hàng ban đầu để đảm bảo đúng chủng loại hàng đã được đặt mua. Bất cứ thông tin không chính xác nào trên lệnh mua hàng phải được thông báo ngay lập tức đến bộ phận mua hàng.

- Từ chối nhập hàng không có lệnh: Để củng cố việc sử dụng lệnh mua hàng đối với tất cả các nghiệp vụ mua sắm hàng tồn kho, nhân viên nhận hàng phải được chỉ đạo là từ chối tất cả các chuyến hàng giao đến mà không thuộc về một số lệnh mua hàng nào.

- Đối chiếu phiếu giao nhận với lệnh mua hàng: Một khi một đơn hàng được nhận, nhân viên kho nên nhập thông tin hàng nhận vào một báo cáo nhận hàng và gửi báo cáo cho bộ phận quản lý công nợ phải trả để sau này đối chiếu với hóa đơn của nhà cung cấp và lệnh mua hàng. Báo cáo nhận hàng cũng cần được gửi tới bộ phận mua hàng để phân tích.

- Hủy số lương đặt hàng dôi dư: Khi nhận được báo cáo nhận hàng từ nhân viên nhận hàng, nhân viên mua hàng đối chiếu dữ liệu để xác định lệnh mua nào chưa nhận hàng lệnh mua nào có lượng hàng tồn dôi dư và có thể hủy đi được. Nếu không làm các động tác này, các chuyến hàng sau có thế được đưa đến quá muộn sau ngày chúng được cần tới.

- Đối chiếu 3 phía với hóa đơn của nhà cung cấp để phê duyệt thanh toán: Ngay khi nhận được báo cáo nhận hàng, nhân viên quản lý công nợ đối chiếu nó với hóa đơn của nhà cung cấp và lệnh mua hàng để xác nhận số lượng trên hóa đơn của nhà cung cấp khớp với số lượng hàng nhận và giá trên hóa đơn khớp với giá trên lệnh mua hàng. Bộ phận thanh toán sẽ thanh toán cho nhà cung cấp dựa trên kết quả của quá trình đối chiếu này.


dich-vu-ke-toan

Các bước kiểm soát sau là bổ sung cho các bước kiểm soát chính được nêu phía trên cho quá trình mua hàng.


- Tách bạch chức năng đặt mua và chức năng nhận hàng: Bất cứ ai được quyền phát lệnh mua hàng sẽ không được phép đảm nhận nhiệm vụ nhận hàng, vì người đó có thể xóa mọi dấu vết của lệnh mua ban đầu và biển thủ luôn số hàng. Bước kiểm soát này cũng thường được coi là một kiểm soát chính.

- Lệnh mua hàng phải có phê duyệt của nhân sự có thẩm quyền giám sát: Nếu nhân viên mua hàng có ít kinh nghiệm, sẽ cần phải có người giám sát phê duyệt tất cả các lệnh mua hàng trước khi phát hành để phát hiện các lỗi sai. Kiểm soát này rất hữu ích trong các tình huống doanh nghiệp dồn lực cho một đơn hàng lớn.

- Thông báo cho nhà cung cấp là các đơn hàng báo miệng không được chấp nhận: Nhà cung cấp giao hàng theo phê duyệt miệng sẽ làm tiêu tan tác dụng của lệnh mua hàng chính thức. Để ngăn điều này, định kỳ phát hành thư nhắc đến nhà cung cấp là các đơn hàng giao theo đặt hàng miệng sẽ bị trả về ở cửa nhận hàng.

- Thông báo cho nhà cung cấp về người có thẩm quyền duyệt lệnh mua hàng: Nếu như nhận biết thấy rủi ro đáng kể về việc lệnh mua hàng có thể bị làm giả thì cần phải báo cho nhà cung cấp biết tên (những) nhân sự có quyền phê duyệt lệnh mua hàng và cập nhật danh sách này mỗi khi có thay đổi. Kiểm soát này không quá thường xuyên được sử dụng, đặc biệt ở các doanh nghiệp có bộ phận mua hàng đông người, danh sách người có thẩm quyền liên tục thay đổi hoặc có quá nhiều nhà cung cấp phải thông báo. Bình thường rủi ro lệnh mua hàng bị làm giả là không quá lớn.


Các kiểm soát trên là đặc thù với các hệ thống kiểm soát truyền thống sử dụng hoàn toàn chứng từ giấy, không ứng dụng hoặc ứng dụng rất ít công nghệ thông tin và tự động hóa trong quản lý.


Ở các bài viết sau, chúng tôi sẽ chia sẻ các kiểm soát phức tạp hơn liên quan quan đến các hệ thống kiểm soát kế toán về hàng tồn kho mà trong đó ứng dụng nhiều hơn về công nghệ thông tin và tự động hóa. Với mong muốn truyền tải kiến thức chuyên môn về cũng như các giải pháp hiện đại về quản lý kinh tế và kế toán, RSM Việt Nam luôn mong muốn mang đến các dịch vụ tốt nhất về khảo sát hệ thống kiểm soát kế toán và thông tin kinh tế nhằm tư vấn để tối ưu và kiện toàn bộ máy cho các khách hàng.


CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN:


Vai trò của kế toán quản trị


Sự hòa hợp giữa chuẩn mực kế toán việt nam và chuẩn mực kế toán quốc tế


Những sai sót thường gặp trong công tác kế toán

17 lượt xem

Bài đăng liên quan

Xem tất cả

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN TỪ RSM VIỆT NAM

Bạn mong muốn nhận được tư vấn của đội ngũ chuyên gia RSM Việt Nam, vui lòng gửi câu hỏi tại đây

Gửi thông tin đăng ký thành công. RSM sẽ liên hệ tư vấn cho bạn!

THEO DỊCH VỤ

OUR SERVICE

Whether serving public sector organisations, owner managed businesses, private individuals or listed companies with overseas operations, our goal is to help our clients achieve their ambitions.