Cách tiếp cận tích cực đối với người làm việc từ xa để tối ưu hóa lợi ích và giảm thiểu những khó khăn
Sự phát triển liên tục của đội ngũ và văn hóa 'làm việc từ xa' có thể tạo ra thách thức cho các tổ chức lớn và nhỏ, và một số đó có thể được giải quyết thông qua tính chặt chẽ trong quản lý như một phần của lý thuyết ESG.
Bà Marlène Jans, Giám đốc Quản trị Doanh nghiệp và Văn hóa tại RSM Hà Lan nói: "Việc làm từ xa đòi hỏi chiến lược ESG tập trung chi tiết vào quản trị". Cho dù đó là vị trí làm việc từ xa hay làm việc theo mô hình truyền thống, nhà tuyển dụng phải sẵn sàng đối mặt với mọi thách thức có thể phát sinh.
"Việc làm từ xa đã được tích hợp một cách tự nhiên trong những năm gần đây nhưng điều này cũng bao gồm một số rủi ro; như kỳ vọng và yêu cầu có thể không đồng đều; và sự nhầm lẫn và/hoặc sự thất vọng giữa quản lý cấp cao, nhân sự và nhân viên…", bà Marlène Jans chia sẻ
"Doanh nghiệp nên ưu tiên quản trị. Nói cách khác là tập trung thực hiện kiểm soát, xác định trách nhiệm và tinh thần chịu trách nhiệm của các cá nhân, chú trọng vào khả năng tác động và giám sát."
Làm thế nào để duy trì niềm tin trong thế giới 'làm việc từ xa'?
Kể từ năm 1992, Great Places To Work đã khảo sát hơn một triệu nhân viên trên khắp thế giới và sử dụng những hiểu biết sâu sắc đó để định nghĩa điều gì tạo nên một nơi làm việc tốt: đó là sự tin tưởng. Jennifer Robin, từ Great Places To Work, nói: “Giống như hạnh phúc, sự tin tưởng không thể được xây dựng nếu không có điều kiện để phát triển và tồn tại”
Do đó, chìa khóa cho việc làm từ xa là sự tin tưởng. Đối với tổ chức, hình thành nên những câu hỏi:
Làm thế nào để khuyến khích và duy trì sự tương tác của nhân viên làm việc từ xa một cách tốt nhất?
Liệu chúng ta nên giám sát những người làm việc từ xa, và nếu có, phải làm thế nào để hiệu quả và minh bạch?
Đối với Jans, phương pháp lý tưởng là giữ các kênh giao tiếp mở và trung thực; và áp dụng phương pháp ESG đúng để duy trì sự cân bằng giữa tự do và hiệu suất. Có nhiều yếu tố cần xem xét và chủ đề này đang phát triển với tốc độ nhanh chóng. Ví dụ:
Làm thế nào để xử lý vấn đề khác biệt văn hóa?
Phương pháp tốt nhất để giải quyết các tình huống đạo đức có thể phát sinh?
Cách đúng để đối phó với lạm dụng sự tin tưởng từ những người làm việc từ xa?
Nếu những vấn đề này đã được giải quyết, làm thế nào chúng ta có thể điều hướng một cách tốt nhất qua các vấn đề liên quan đến thuế, an sinh xã hội và Công nghệ Thông tin?
Những vấn đề này là những vấn đề phức tạp, bao gồm các tác động đối với dữ liệu, quyền riêng tư và an ninh mạng. Theo Jans, có thể áp dụng các triết lý đơn giản và linh hoạt dựa trên tính sáng tạo. Tuy nhiên, với các giải pháp được áp đặt từ trên xuống - nếu có một cuộc khủng hoảng xảy ra, có thể tạo ra những yếu điểm không mong đợi, trừ khi có kế hoạch kịch bản và quản lý thích hợp được đưa vào thực hiện.
Tiêu chuẩn tốt nhất cho làm việc từ xa:
Quy trình làm việc vững chắc và giao tiếp rõ ràng: Một tổ chức 'Làm việc từ xa' thành công sẽ có một cơ cấu được xây dựng chặt chẽ, sử dụng các kênh giao tiếp rõ ràng.
Lãnh đạo truyền cảm hứng và tạo tâm lý an toàn: "Doanh nghiệp phải đảm bảo rằng công việc đang được liên tục sắp xếp và không thể xâm phạm," Jans chia sẻ. "Điều này liên quan đến việc lãnh đạo truyền cảm hứng và tạo ra một môi trường làm việc an toàn, có không gian phát biểu và giải quyết mọi tình huống khó khăn nảy sinh."
Cách tiếp cận toàn diện - Bước đầu tiên thảo luận, kết nối tất cả các phần của doanh nghiệp. Một cách tiếp cận tích hợp trên toàn doanh nghiệp cũng là chìa khóa quan trọng, thêm vào đó, Jans nói thêm, "Nó nên là trái tim của mọi hoạt động bạn thực hiện, bắt đầu từ cấp quản lý điều hành và tập trung không chỉ vào việc tuân thủ theo luật và quy định địa phương mà còn từ việc quan tâm, chăm sóc lẫn nhau. Thêm vào đó là sự kết hợp giữa Bộ phận Nhân sự và Công nghệ Thông tin để thảo luận về an ninh mạng, các vấn đề thuế và an sinh xã hội."
Chỉ đạo bằng ví dụ: Lãnh đạo công việc đi kèm với việc cho ví dụ và đảm bảo mọi người biết cách thực hiện công việc trong tổ chức, cũng như bày tỏ mong đợi của doanh nghiệp từ mỗi người, đồng thời xem xét sự khác biệt về lịch sử, văn hóa và đạo đức.
Quản lý thách thức và thay đổi
Cuối cùng, phát triển bằng cách tiếp cận rõ ràng, tích cực và nhất quán để giải quyết các tình huống làm việc từ xa không hữu ích và/hoặc khó khăn. "Một cách tiếp cận có cấu trúc sẽ tạo ra sự tập trung và kỳ vọng rõ ràng," Jans chia sẻ. "Đảm bảo doanh nghiệp đang thiết lập kế hoạch đúng và từ đó lãnh đạo truyền cảm hứng sẽ kết nối mọi người. Thể hiện sự quan tâm thực sự, khiến nhân viên cảm thấy mình được tham gia và được tin tưởng."
Điều này trong quá trình sẽ xây dựng sự tin tưởng trong đội ngũ làm việc từ xa, điều mà theo Jans là một giải pháp tốt hơn đáng kể so với những kiểm tra và kiểm soát chỉ tạo ra sự đối lập và làm suy giảm sự hợp tác và làm việc nhóm. Và cuối cùng, áp dụng một cách tiếp cận tích hợp liên quan đến Nhân sự, Công nghệ Thông tin, thuế và an sinh xã hội - bởi vì ESG, với sự tập trung vào quản trị, là chìa khóa cho sự thành công của làm việc từ xa.
Làm việc từ xa là một phần không thể thiếu của cuộc sống làm việc hiện đại và, với điều kiện ESG đúng đắn, sẽ đóng góp tích cực vào bất kỳ tổ chức nào.