Đầu tư là quá trình sử dụng vốn để hình thành những tài sản cần thiết nhằm mục tiêu thu lợi nhuận trong một thời gian dài ở tương lại.
Quyết định đầu tư vốn có tầm quan trọng đặc biệt bởi lẽ nó có tính chất chiến lược, quyết định đến tương lai của một doanh nghiệp. Một quyết định đầu tư khôn ngoan sẽ mang lại lợi ích lâu dài, ngược lại một sai lầm trong đầu tư buộc doanh nghiệp phải trả giá trong thời gian không ngắn. Vì vậy để đi đến quyết định đầu tư vốn các nhà quản trị tài chính phải rất thận trọng tham gia đánh giá và lựa chọn dự án đầu tư phù hợp với mục tiêu, chiến lược và định của doanh nghiệp. Nhưng việc vận hành và quản lý một dự án đầu tư hiệu quả và đạt được mục tiêu kỳ vọng ban đầu khi lập dự án cũng trở thành vấn đề đau đầu với các nhà quản trị tài chính doanh nghiệp.
Với khối lượng công việc và thông tin của dự án ngày càng đồ sộ và phức tạp. Nếu doanh nghiệp muốn phát triển và quản lý tất cả các thông tin khác nhau của dự án để quản lý thành công dự án thì rõ ràng không thể đặt kỳ vọng vào những tiến trình làm việc thủ công. Theo mô hình cũ, việc liên lạc và quản lý dự án sẽ được xử lý bằng sự kết hợp của các cuộc gọi điện thoại, email, ứng dụng và thậm chí cả tài liệu giấy. Đây rõ ràng không phải là một cách làm việc hợp lý. Nếu một email hoặc cuộc gọi điện thoại bị bỏ lỡ, nó có thể làm trì hoãn hoặc thậm chí trật bánh toàn bộ dự án.
Nhưng bài toán quản trị dự án trở nên đơn giản khi áp dụng các phần mền quản lý công việc – dự án lần lượt ra đời và trở thành công cụ không thể thiếu với các doanh nghiệp 4.0 hiện nay. Phần mền quản lý giúp chuyển toàn bộ quy trình thành một dòng công việc. Các tập lệnh thậm chí có thể được đính kèm để giữ cho toàn bộ quy trình hoạt động xuyên suốt. Nếu một thành viên của nhóm chưa trả lời, hệ thống có thể tự động gửi cho họ một văn bản hoặc email nhắc nhở. Tự động hóa có thể giúp chúng ta đảm bảo rằng dự án đang tiến triển mà không tốn thời gian hoặc tài nguyên quý giá. Ngoài ra, việc số hóa còn giúp cập nhật, đồng bộ hóa và phổ biến cho các bên liên quan của dự án tại mọi thời điểm. Do đó, số hóa và áp dụng phần mền quản lý dự án đã trở thành trợ thủ đắc lực giúp các doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình làm việc, minh bạch kết quả kinh doanh và sử dụng tài nguyên hiệu quả, tiết kiệm.
Phần mềm và hệ thống quản lý dự án cho phép nhóm dự án tạo và quản lý tất cả thông tin dự án từ giai đoạn bắt đầu dự án đến giai đoạn kết thúc dự án. Chúng tôi xin phân tích các mặt tích cực khi áp dụng phần mềm quản lý dự án để việc quản lý dự án đầu tư được suôn sẻ.
Cộng tác - Hệ thống cho phép cộng tác. Các thành viên trong nhóm có thể cộng tác truy cập và cập nhật thông tin. Nó cung cấp một cái nhìn thống nhất về thông tin dự án cho tất cả các thành viên trong nhóm và các bên liên quan với quyền kiểm soát truy cập phù hợp.
Lập kế hoạch - Lập kế hoạch cho các hoạt động của dự án là một trong những công việc quan trọng và phức tạp nhất trong một dự án. Phần mềm quản lý dự án sẽ có chức năng lập lịch trình cho phép nhóm sắp xếp thứ tự các nhiệm vụ, ấn định thời gian hoàn thành cho từng nhiệm vụ và chuẩn bị một lịch trình dự án hoàn chỉnh.
Quản lý tài liệu - Trong một dự án, nhóm sẽ tạo ra một số tài liệu liên quan đến dự án. Phần mềm quản lý dự án cho phép nhóm quản lý tất cả các tài liệu. Nó cho phép các thành viên trong nhóm truy cập các tài liệu, thực hiện các thay đổi trên chúng khi cần thiết. Nó cung cấp một cơ chế kiểm soát truy cập theo phân quyền để xem, chỉnh sửa, phân quyền cho các thành viên khác nhau trong nhóm dựa trên vai trò và trách nhiệm của họ.
Quản lý tài nguyên - Phân công tài nguyên, sử dụng tài nguyên là một phần quan trọng của quản lý dự án. Phần mềm quản lý từng nguồn tài nguyên của dự án, giúp theo dõi việc phân công và sử dụng chúng.
Quản lý chi phí dự án - Các yếu tố chi phí có thể được chỉ định ở cấp độ nhiệm vụ trong một dự án. Người ta có thể theo dõi chi phí thực tế so với mức công việc đã thực hiện.
Giám sát và báo cáo - Báo cáo tình trạng, báo cáo tiến độ và báo cáo dự báo là rất quan trọng trong quản lý dự án. Vì ban quản lý dự án nắm bắt được ngày lập kế hoạch dự án ban đầu và sau đó dữ liệu hiệu suất thực tế cũng được nhập vào hệ thống, nên việc chuẩn bị các báo cáo khác nhau trở nên rất dễ dàng.
Phần mềm và công cụ quản lý dự án đã trở thành một phần không thể thiếu trong quản lý dự án hiện đại. Nó cải thiện hiệu quả rất nhiều bằng cách cho phép quản lý tất cả thông tin dự án theo cách thức thời gian thực. Các tổ chức đang đầu tư vào phần mềm như vậy đã đang và sẽ tiếp tục gặt hái được những lợi ích và thành công.